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Je gère efficacement mes rendez-vous

Rendez-vous à fixer, à décaler, annulé, en retard… Quel coach n’est pas confronté à ce genre de situations plusieurs fois par jour ?! La gestion de l’agenda est un des piliers de l’activité de coach.

Pour gérer ses rendez-vous, 3 possibilités différentes :

  • votre simple mémoire (envisageable si vous avez très peu de rendez-vous dans la semaine)
  • un agenda papier
  • un agenda digital (informatisé quoi)

Soyons honnêtes, très peu de coachs se contentent de leur mémoire, la grande majorité des coachs consignent leurs rendez-vous soit sur papier, soit en numérique. Nous allons nous pencher sur les avantages et inconvénients de chaque méthode. Nous verrons également comment l’agenda numérique couplé au logiciel Ze Coach va vous permettre de gagner du temps, de l’argent et de la sérénité.

Le match : papier vs numérique

Le papier est clairement le plus ancien des deux. Pour autant, pour plusieurs raisons il n’a pas disparu totalement avec l’arrivée des agendas digitaux :

  • l’agenda papier a un côté rassurant pour certains. En effet, depuis tout petit à l’école nous avons appris à écrire sur du papier, c’est donc un support connu et maîtrisé. De plus, mon agenda papier, je peux le toucher, il est « réel », je peux le garder bien au chaud avec moi et le protéger !
  • l’agenda papier est également facile à utiliser. Un stylo ou un crayon me suffisent pour noter ce que je veux, ou je veux, je raye, je rature, on ne me demande jamais de valider ou d’enregistrer.

A contrario, beaucoup de coachs ont fait le choix de digitaliser leur agenda. Les raisons et avantages sont nombreux :

  • L’agenda numérique permet les rappels : plus aucun oubli ! En effet, l’agenda digital ne se contente pas d’enregistrer vos données, il vous les rappelle, comme un assistant pourrait le faire. Il vous suffit de paramétrer ces rappels (combien de temps avant je veux être averti, par quel moyen…). Il est possible de recevoir une notification de rappel ou un mail tous les matins avec votre planning de la journée.
  • L’agenda numérique est « online » : cela signifie que vous y avez accès de partout, vos informations sont enregistrées sur Internet (le cloud pour les initiés). Votre agenda est disponible sur votre ordinateur, sur votre smartphone, sur votre tablette mais aussi sur n’importe quel smartphone ou ordinateur ! Vous ne pourrez jamais dire que vous n’avez pas votre agenda…
  • L’agenda numérique est sécuritaire : On vous vole votre ordinateur ou votre smartphone ? Aucun problème les données de l’agenda numérique sont accessible de n’importe quel accès internet. Votre maison brûle ? (oui bon la on s’emballe un peu sur l’exemple) toujours est-il que vous ne perdriez pas vos rendez-vous. Perte, vol, incendie… votre agenda numérique ne craint rien ni personne.
  • L’agenda numérique est communiquant via les invitations : vous pouvez partager tel ou tel rendez-vous avec la personne de votre choix. Cela vous permettra par exemple par un simple clic de partager le rendez-vous avec votre client et d’éviter toute incompréhension (« Ah tu avais dit 18H30 ?? Moi j’avais noté 17H30 ») ou même tout oubli.

Vous l’aurez compris, même si le papier fait de la résistance, le numérique apporte énormément d’avantages : sécurité, efficacité, qualité perçue… On a du mal à masquer notre penchant !

Bien entendu, passer du papier au numérique vous demandera quelques efforts d’adaptation mais avec un peu de volonté cela ne posera aucun problème et vous serez ravi d’être sorti de votre zone de confort. De nombreux coachs basculent du papier vers le numérique mais nous n’en connaissons aucun qui ai fait l’inverse ! (ah oui oui c’es vrai, indirectement on vous traite un peu de réfractaires au changement).

Google Agenda

Pour les partisans du numérique il existe de nombreux fournisseurs pour digitaliser votre agenda (Google, Microsoft, Apple…). Chez Ze Coach, nous avons opté pour l’outil de Google, on vous explique pourquoi :

  • Simplicité d’utilisation. Google Agenda possède une ergonomie qui permet de s’en sortir très rapidement, même pour un novice.
  • Connexion avec les autres outils Google : mail, tableur (shit), traitement de texte (doc), présentation (slide)… Cela améliorera votre productivité et celle de vos clients.
  • Gratuité. Le mode gratuit de Google agenda est largement suffisant pour le business de Personal Trainer. Toutefois, si pour des raisons précises, vous avez besoin de passer sur le modèle payant, Google affiche le meilleur rapport qualité/prix du marché (4€/mois).
  • Google est « ouvert » ! Oui bon faut le dire vite c’est vrai, mais on vous parle là des API ! C’est un peu barbare et pour être honnête avec vous aucun intérêt de retenir ce terme. Par contre, ce qu’il faut retenir c’est que grâce à ces API, Google permet à des partenaires de s’interfacer et de se connecter avec leur outil agenda. Et devinez ce qu’on a fait ? Bien sûr, nous avons travaillé pour vous proposer un outil qui soit le plus facilement utilisable possible, nous avons connecté Ze Coach et Google Agenda. Les deux outils travaillent donc ensemble pour la réussite de votre business. 

Tu as déjà un compte Google ? (une simple adresse Gmail suffit) => Passe à la suite.

Tu n’as pas encore de compte Google (donc pas d’adresse Gmail) ? => C’est le moment d’en créer un 

Ze Coach et les rendez-vous client

Alors ça y est on y est ! Ici on rentre complètement dans votre cœur de métier. Vous allez comprendre (si ce n’est pas déjà fait, l’intérêt de posséder un agenda numérique Google et de le coupler au logiciel Ze Coach.

Pour coupler les deux outils, un seul clic suffira ! Une fois effectué, vos rendez-vous Google apparaîtront dans l’interface Ze Coach et inversement (avec l’avantages des notifications, invitations …etc). 

Connecter Google Agenda

Mais le vrai intérêt massif de cette collaboration Ze Coach / Google réside dans le fait que vos rendez-vous seront rattachés aux fiches de vos clients. Vous nous voyez venir ?

Oui oui, quand vous allez saisir un rendez-vous à Mr Julien LAFONT (client enregistré dans votre base) le logiciel va enregistrer l’information et vous permettre de suivre le décompte de séances du client. Fini les prises de tête à savoir combien il reste de séances à tel ou tel client. Il n’est plus nécessaire de remonter les pages de votre agenda papier en comptant les rendez-vous effectués par ce client, ceux annulés, décalés… etc. Avec le logiciel Ze Coach vous connaîtrez en permanence le nombre de séances restant à votre client.

Prendre un rendez-vous avec le logiciel Ze Coach est extrêmement simple ! Plusieurs possibilités :

depuis l'agenda Ze Coach

Je gère efficacement mes rendez-vous 12 Ze Coach

depuis le raccourci "+"

Prendre un rendez-vous depuis le +

depuis la gestion client

Prendre un rendez-vous depuis la gestion membre

Une fenêtre s’ouvre et il vous suffit de renseigner les différents champs. Lorsque vous saisirez le rendez-vous depuis l’agenda ou le raccourci « + » il vous faudra renseigner le nom du client. Pour cela, tapez simplement les premières lettres du nom et il apparaîtra, cliquez dessus.

Le décompte des séances automatisé

Tenir à jour le nombre de séances de ses clients est une tâche fastidieuse et chaque erreur peut être coûteuse (séance oubliée = chiffre d’affaire perdu) sans parler de l’image du coach qui se détériore (en cas de désaccord avec votre client).

Comme à notre habitude nous avions à cœur de vous aider, de vous faciliter la vie. Pour cela, nous vous proposons de prendre quelques secondes chaque soir pour confirmer vos rendez-vous de la journée. Le logiciel vous liste les noms de vos coachings du jour, vous cochez ou décochez chaque client et les séances sont décomptées automatiquement.  Attention n’oubliez pas d’enregistrer. Deux façons d’y accéder : 

depuis le raccourci "+"

Décompter les séances - raccourci +

depuis la page agenda

Je gère efficacement mes rendez-vous 17 Ze Coach
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L’astuce

La gestion d’agenda est précieuse pour votre organisation au quotidien, pour savoir à tout moment où vous en êtes et ne pas perdre de séance mais ce n’est pas tout.

Cet outil devient aussi un véritable assistant commercial. En effet, le logiciel Ze Coach fait apparaître un code couleur en fonction du nombre de séances restant à votre client. Dans votre dashboard vous trouverez le widget « Prochain rendez-vous » qui vous aidera à avancer au fil de notre journée en vous présentant vos rendez-vous à venir. Si votre client apparaît en orange, alors il lui reste moins de 3 séances, il est temps de lui parler de renouveler sa carte. En rouge, votre client n’a plus du tout de séance, à vous de décider si vous travaillez gratuitement.