Suivre mes ventes

Le suivi des ventes est une donnée fondamentale de la gestion de votre business. Bien entendu, d’un point de vue administratif et comptable : qu’est ce que j’ai vendu, à qui, qu’est ce que j’encaisse, quand… Mais aussi, et c’est trop souvent négligé, d’un point de vue commercial : quelles sont mes meilleures périodes de ventes ? Quel est mon produit le plus vendu ? Quel est mon produit le plus rentable ? C’est pour répondre à ces questions que les experts Ze Coach ont écrit cet article « Suivre mes ventes ».

L’enregistrement des ces informations sur vos ventes vous permet donc d’être à jour comptablement mais surtout d’avoir tous les éléments nécessaires pour prendre les meilleures décisions stratégiques pour votre business.

Comprendre et enregistrer mes ventes

Qu'est-ce qu'une vente ?

Bien entendu, au sens commun du terme tout le monde comprend qu’une vente est un accord entre votre client et vous, il vous donne de l’argent en échange d’une prestation. De manière évidente, vente = rentrée d’argent. Pourtant ce n’est pas aussi simple que ça.

Les différentes “ventes” possibles

En comptabilité nous allons enregistrer d’autres actions sous le terme de vente qui ne ressemblent pas à ça. Voici la listes des « ventes » que vous pourrez enregistrer grâce au logiciel Ze Coach :

  • Cartes : 1, 10, 20 ou X Séances, il s’agit de votre prestation de coaching. C’est un nombre de séances valables sur une période définie.
  • Remboursement : Le client qui vous demande un remboursement (problème médical, déménagement, insatisfaction…). C’est assez rare mais cela peut arriver. Bien entendu, il faut l’enregistrer en comptabilité, il s’agit d’un avoir.
  • Matériel : Sweat, casquette, serviette, gourde… Vous avez la possibilité de vendre des produits additionnels permettant de compléter votre Chiffre d’Affaire et surtout de fidéliser autour de votre marque (s’il sont logotés).
  • Bar : Boissons, barres, protéines…  Toutes les ventes de ce type sont enregistrées dans la catégorie « bar ».
  • Autre : Comme son nom l’indique tout ce qui ne rentre pas dans les catégories précédentes vient ici. Cela peut par exemple être la vente d’un programme d’entraînement sans coaching.

Les statuts et encaissements

Une vente et un encaissement sont deux choses différentes. Comme vu précédemment la vente traite de la globalité de l’action, ce que je vends et combien je le vends. Le ou les encaissement(s) traite(nt) de la façon dont j’encaisse la somme totale.

Le logiciel Ze Coach vous permet de suivre ces encaissements en enregistrant le type de paiement (cb, espèces, chèques …), le nombre de paiements (1 fois, 2 fois, 3 …) et les statuts des paiements. En effet, un paiement peut avoir plusieurs statuts (on peut croire que ça se complique à ce moment là, mais pas du tout, c’est très simple, lisez la suite) :

  • A venir : C’est l’argent que vous avez en main mais qui n’est pas encore sur votre compte bancaire (vous devrez le déposer, l’envoyer). C’est le cas des espèces, des chèques ou encore des prélèvements (oui il faut faire l’action d’envoyer un prélèvement).
  • Encaissé : C’est l’inverse du premier, l’argent est directement sur votre compte. Par exemple les cb, sont directement en statut encaissé. Un chèque sera enregistré en « à venir » puis sera basculé en « encaissé » quand il aura été déposé à la banque.
  • Refusé : Un retour de votre banque qui vous prévient qu’un chèque a été refusé, vous devez alors mettre la ligne du paiement concerné dans ce statut.
  • En attente : Un client vous dit qu’il vous paiera en 3 fois, mais qu’il n’a pas son chéquier. Vous pouvez saisir les paiements avec le statut « en attente », puis changer lorsque vous aurez les chèques en main.

Ces statuts sont essentiels, ils vous permettront de suivre vos encaissements et d’être à jour de vos paiements. Vous en conviendrez, il serait dommage de travailler dur tout le mois pour oublier « bêtement » d’encaisser un chèque, de l’encaisser à la mauvaise date, ou encore d’oublier de traiter un chèque refusé.

Saisir une vente dans le logiciel Ze Coach

Pour tous ceux qui attendent impatiemment de passer à la pratique, c’est ici ! Comment on saisit ses ventes dans le logiciel gratuit Ze Coach ?

Ze Coach - Logiciel
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Analyser et suivre mes ventes

Nous sommes sûr qu’en bon élève que vous êtes vous avez compris l’intérêt de saisir vos ventes et vos données comptables ?! Mais le vrai intérêt de tout ça, c’est surtout de pouvoir trouver l’information lorsqu’on la cherche !

Vous voulez renouveler le contrat d’un client mais vous ne vous rappelez plus combien vous lui aviez fait payer son précédent ?

=> Retrouver les ventes d’un client : ouvrir la fiche client depuis la “gestion clients” et vous rendre sur l’onglet “Ventes”.

Vous voulez faire un point sur votre activité Ze Coach (avec un expert Ze Coach par exemple !) et vous cherchez à savoir combien vous avez fait de ventes au mois de septembre 2018 ?

=> Sortir une liste de ventes : Depuis le menu, cliquez sur “Ventes”. Vous aurez alors le listing de toutes vos ventes.

Vous faîtes un point sur votre activité commerciale et avez besoin de voir en un coup d’œil l’évolution de votre nombre de ventes mensuelles ?

=> Directement depuis le Dashboard, via le widget “Suivi des ventes”.

2 astuces

  • Une bonne maîtrise de ces process vous aidera aussi commercialement. Par exemple, lorsqu’un client potentiel hésite à vous acheter des séances, lui proposer un paiement étalé en 2, 3 voire 4 paiements vous aidera à déclencher la vente. Et le logiciel Ze Coach vous aidera à respecter les dates d’encaissement (vous serez un coach commerçant, et professionnel et votre client vous recommandera !).
  • Se bloquer un créneau hebdomadaire (30 minutes devraient convenir) dédié à cette aspect administratif vous aidera à être à jour dans vos tâches et à prendre les meilleures décisions pour votre activité. Attention nous vous invitons à réellement bloquer ce créneau dans votre agenda et à ne pas y déroger, sinon vous aurez toujours quelque chose d’autre à faire à la place.