Suivre mes dépenses

Lorsqu’on parle de business, on évoque bien souvent toutes les dimensions amenant à créer du chiffre d’affaire, à faire rentrer de l’argent. Pourtant faire rentrer de l’argent sans maîtriser ses dépenses est bien souvent voué à l’échec !

Il est donc indispensable de suivre et de maîtriser ses dépenses tant d’un point de vue administratif que commercial (au même titre que le suivi de ses ventes). Faisons le point dans cet article « Suivre mes dépenses ».

Comprendre et enregistrer une dépense

Qu’est ce qu’une dépense ?

Une dépense est un achat ou un investissement lié à votre activité. Il s’agit donc de l’argent qui sort, qui vient se déduire de vos entrées d’argent (chiffre d’affaire).

Evidemment, il est indispensable de les maîtriser car des dépenses démesurées peuvent entraîner la fermeture de l’entreprise. Pour autant, les dépenses ne sont pas une mauvaise chose, bien maîtrisées elles peuvent donner de la valeur à l’entreprise et booster ses résultats.

Les caractéristiques d’une dépense

Pour pouvoir être recevable une dépense doit clairement faire apparaître ces éléments :

  • La date à laquelle vous avez effectué la dépense.
  • Le montant de celle-ci.
  • Le moyen de paiement utilisé (CB, Chèque, espèce…).
  • La destination, qu’avez-vous acheté avec cet argent.
  • Le justificatif : ticket de caisse ou facture.
  • La TVA (attention les comptables s’arrachent parfois les cheveux avec des justificatifs sans TVA, celle-ci est indispensable, précisez-le au vendeur).

Comment enregistrer une dépense ?

Le logiciel Ze Coach vous permet d’enregistrer facilement vos dépenses et de conserver toutes les informations nécessaires.

Ze Coach - Logiciel
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Retrouver et suivre mes dépenses

Vous savez désormais à quoi correspond une vente et comment l’enregistrer. Voyons maintenant comment utiliser ses enregistrements et surtout comment suivre l’évolution de ses dépenses et donc de sa trésorerie.

Retrouver la liste de mes dépenses

Je veux acheter des kettlebells, je souhaite savoir combien j’avais payé les derniers et quand je les avais achetés.

=> “Menu”, “dépenses” et je trouve la liste des dépenses que je peux classer par fournisseur ou par date, ou par montant en fonction de ma recherche.

Suivre l’évolution de mes dépenses

On rentre ici dans l’analyse de votre activité. En effet, en matière de dépenses, on saisit les détails de chaque dépense mais on surveille essentiellement le volume global de dépenses, de manière à ce qu’il n’explose pas.

Le logiciel Ze Coach a créé un Widget qui vous permet de vérifier cette information en un simple coup d’œil.

Suivre mes dépenses 8 Ze Coach

Le chiffre à l’image vous donne le montant global de vos dépenses durant le mois en cours. La flèche et le chiffre du bas vous donne eux la variation par rapport au mois précédent.

Le bon sens veut que l’on ne puisse pas dépenser de  l’argent que l’on n’a pas ! Mais comment savoir très simplement de combien d’argent nous disposons à l’instant « t » ? (bien sûr, nous avons la réponse !).

L’argent dont nous disposons (ou pas) à un instant « t » est appelé en comptabilité la trésorerie (le disponible). Et là encore afin de vous faciliter la vie, nous avons créé pour vous aider un petit widget.

Le chiffre principal dont vous disposez à l’instant « t » (il est le simple résultat de vos rentrées d’argent moins vos dépenses). Le chiffre du bas vous donne comme pour la trésorerie la variation par rapport au mois précédent.

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Ces deux indicateurs sont précieux pour la gestion de votre business. Les widgets “dépenses” et “trésorerie” vous aideront donc en un seul coup d’œil à rester sereins et efficaces dans ce domaine.

Le +

Nous attirons toutefois votre attention sur un élément qui peut représenter un piège et qui a déjà posé d’importants problème à certains coachs. Les Produits Constatés d’Avance (PCA) ! Aïe !  Oui oui c’est vrai c’est pas sexy ! Ça peut même faire flipper.

Mais rien de fou, on vous explique :

Un client vous achète 10 séances de coaching pour 500€, il vous paye en une seule fois (500€ en cb). Il commence, effectue une, deux puis 3 séances.

C’est précisément cette situation qui est piégeuse. Vous avez encaissé 500€ (ils sont passés dans votre widget trésorerie) or vous n’avez effectué que 3 séances avec votre client. Il peut donc arriver que pour x raisons (médicale, déménagement …) votre client vous demande un remboursement des séances restantes, soit 7 séances restantes à 50€ la séance, vous devrez lui rembourser 350€ (ce sont ces 350€ que nous appelons des produits constatés d’avance. Alors ça va, ça se comprend hein ?!).

Et là, le piège peut se refermer sur vous, si vous n’avez pas anticipé cette éventualité et que vous n’avez pas cet argent, comment le lui rembourser ? Vous vous retrouvez dans une situation délicate.

C’est donc afin de vous protéger de ce problème, afin de vous aider à anticiper, que nous avons créé le widget “Coaching à faire”

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Il vous permettra de suivre facilement l’argent qui pourrait (dans le pire des cas) vous être demandé de rembourser. A vous donc, grâce à cet indicateur de gérer judicieusement vos dépenses.

L’astuce

Vous souhaitez être sûr de ne jamais avoir un problème de remboursement qui vous mettrait dans une situation fâcheuse ? C’est très simple le montant du widget “Coaching à faire” doit systématiquement être inférieur à celui du widget “Trésorerie”.

Quel que soit votre statut (même si ce n’est pas obligatoire pour les micro entrepreneurs), nous vous conseillons vivement de posséder un compte dédié à votre activité professionnelle. Sur ce compte, aucun élément extérieur à votre business ! Uniquement les encaissements et dépenses liés à votre activité. Un compte en ligne gratuit peut largement suffire.

Avoir un compte bancaire professionnel et un personnel, permet de bien dissocier les dépenses professionnelles et personnelles et évite souvent bien des écueils.